Filtros y ordenamiento

1. Filtrando datos 

Los diferentes tipos de filtros permiten garantizar que sólo algunas de las filas (registros) de un área de datos sean visibles. Las hojas de cálculo de OpenOffice.org disponen de diversas posibilidades para la aplicación de filtros. 

• Filtrando de forma automática

La función Filtro automático inserta en una o más columnas de datos un cuadro combinado que permite seleccionar los registros (filas) que se deben mostrar. 

1. Seleccione las columnas en las que desee utilizar el Filtro automático. 

2. Elija Datos - Filtro - Filtro automático. Las flechas del cuadro combinado se muestran en la primera fila del área seleccionada. 

3. Para ejecutar el filtro, pulse en la flecha desplegable del encabezado de la columna y elija un elemento. Sólo se muestran las filas cuyo contenido cumple los criterios de filtro. Las otras filas se filtran. Es posible ver si las filas se han filtrado a partir de números de fila discontinuos. La columna que se ha utilizado para el filtro se identifica mediante un botón de flecha de color distinto. 

Para volver a mostrar todos los registros, seleccione la entrada -todo- del cuadro combinado Filtro automático. Si elige -Predeterminado- se mostrará el cuadro de diálogo Filtro predeterminado que permitirá establecer un filtro predeterminado. Elija -Los 10 primeros- para mostrar únicamente los 10 valores más altos. 

Para dejar de utilizar el Filtro automático, vuelva a seleccionar todas las celdas seleccionadas en el paso 1 y seleccione de nuevo Datos - Filtro - Filtro automático. 

~Las funciones aritméticas también tienen en cuenta las celdas que no están visibles debido a la aplicación de un filtro. Por ejemplo, la suma total una columna incluye también los valores que se encuentran en celdas filtradas. Aplique la función SUBTOTALES si sólo se deben tener en cuenta las celdas visibles tras la aplicación de un filtro. 

• Filtrando de forma predeterminada 

Un método interesante es utilizar el filtro predeterminado con expresiones regulares. Pero la mayoría de los usuarios no saben como funcionan estas expresiones. Así que vamos a estudiar unos ejemplos.

Paso 1. Hacemos clic en cualquier celda dentro de la lista de poblaciones y seleccionamos desde el menú Datos / Filtro / Filtro predeterminado.

Calc presentará la siguiente ventana de diálogo:

Haremos clic en el botón Más Opciones, con lo que el diálogo nos permitirá activar la opción Expresión corriente.

Rangos de impresión

1. Selección de datos   

• Concepto de rango 

Un rango  es un conjunto de celdas contiguas (una junto a la otra) que pueden ser seleccionadas para realizar una operación igual con todas ellas. Este conjunto de celdas puede tener desde una sola celda, hasta ‘x’ celdas. Es decir que una celda por sí misma ya representa un rango.
Los rangos se identifican por las referencias (una ‘dirección’ que nace a partir de la intersección de las columnas con las filas).

1. Dispositivos de salida

• Archivo magnético

Archivos magnéticos no se refiere al tipo de medio magnético utilizado, sino al hecho que un grupo de datos está almacenado en un medio magnético. Por otra parte los datos no se guardan en diskettes (es viejo, de baja capacida e inseguro) en las grandes Bases de Datos, sino en redes de almacenamiento de datos llamadas SAN 

• Elección de impresora

• Propiedades de impresión

Desde el botón Propiedades podremos ajustar las opciones de impresión inherentes a la impresora seleccionada. La pantalla mostrada será diferente para cada modelo de impresora; mostramos un ejemplo genérico.

• Área de impresión

Un área de impresión es uno o más rangos de celdas que se designan para imprimir cuando no se quiere imprimir toda la hoja de cálculo. Cuando imprima la hoja de cálculo después de haber definido un área de impresión, solo se imprimirá esta área.

• Imprimir rangos

Se imprima un intervalo de páginas, marcando la opción Páginas y completando el cuadro de texto situado a su derecha siguiendo la siguiente nomenclatura:

Rango a imprimir	Orden	Opcional
Desde la primera pagina hasta la pagina 8	1 - 8	- 8
Desde la página X hasta la última	X -
Las páginas 3 a la 5	3 - 5
Las páginas 3, 4, 5 y 17	3, 4, 5, 17	3 – 5, 17
Desde la primera hasta la 15, la 18, de la 21 a la 25, y desde la 31 al final	- 15, 18, 21 – 25, 31 -

Nota: Los espacios utilizados en los ejemplos no son necesarios. Se han incluido para facilitar la lectura

• Imprimir el documento completo 

Activando la opción Imprimir todas las hojas desde la pestaña General se imprimirán todas las hojas con contenido. Las hojas vacías no serán impresas.

Manejo de funciones

• Definición 

Una función es una fórmula predefinida que realiza los cálculos utilizando valores específicos en un orden particular. Una de las principales ventajas es que ahorran tiempo porque ya no es necesario que la escribas tú mismo.

• Sintaxis

Cada función tiene una sintaxis, un orden específico que debe seguirse para obtener el resultado correcto. La sintaxis básica para crear una fórmula con una función es:

• Insertar un signo igual (=). 
• Seleccionar una función (SUM, por ejemplo, es el nombre de la función para la adición). 
• Introducir los argumentos de la fórmula, es decir, los datos que se usarán para hacer el cálculo. Los argumentos deben ir entre paréntesis. Los valores individuales o referencias de celdas, separados ya sea por dos puntos o comas.

Para utilizar estas funciones correctamente, es necesario que sepas cuáles son las partes de una función y cómo crear argumentos para calcular valores y referencias de celdas.

• Categorías

• Funciones de Base de Datos

• Funciones de Búsqueda y Referencia

• Funciones de Complementos y Automatización

• Funciones de Cubo

• Funciones de Fecha y Hora

• Funciones de Información

• Funciones de Texto

• Funciones Estadísticas

• Funciones Financieras

• Funciones de Ingeniería

• Funciones Lógicas

• Funciones Matemáticas y Trigonométricas

Manejo de formulas

• Concepto

Una fórmula es un código especial que introducimos en una celda. Ese código realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.

Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que mejor se adapte a sus necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=).Una celda contiene el símbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operación, mientras que la otra celda solamente muestra el texto de la ecuación pero no realiza ningún cálculo.

• Componentes de una fórmula

Todas las fórmulas consisten de cualquier de los siguientes elementos:

• Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto también puede ser utilizado dentro de una fórmula pero siempre deberá estar encerrado por dobles comillas como “Marzo”.
• Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras fórmulas, podemos utilizar referencias de celdas que apuntarán a la celda que contiene el valor que queremos incluir en nuestra fórmula
• Operadores. Los operadores utilizados  son los mismos operadores matemáticos que conocemos como el símbolo + para la suma o el símbolo * para la multiplicación.
• Funciones. Dentro de las fórmulas  podemos utilizar funciones. Un ejemplo de una función es la función SUMA la cual podemos incluir como parte de una fórmula.

• Sintaxis y ejemplos

• = A1 + A2Suma los valores de las celdas A1 y A2

• = A1- A2Resta el valor de la celda A2 a partir del valor en A1

• = A1/A2Divide el valor en la celda A1 por el valor de A2

• = A1 * A2Multiplica el valor de la celda A1 veces el valor de A2

• = A1 ^ A2Eleva el valor de la celda A1 al valor exponencial especificado en A2

Prioridad de operadores

1. Referencia a celdas

• Relativa

Una referencia relativa es cuando se puede modificar libremente dicha referencia para ajustarla al utilizarla dentro de una fórmula.

• Absoluta

Ahora analicemos el caso de las referencias absolutas. Una referencia es absoluta cuando no la puede ajustar para adaptarse a la fórmula conforme cambia de fila o de columna. Las referencias absolutas permanecen constantes sin importar a dónde se copie la fórmula y se definen utilizando el símbolo “$”. Por ejemplo, la referencia $A1 significa que en esta referencia la columna A será siempre fija mientras que la fila podría ajustarse automáticamente. Por otro lado, la referencia A$1 significa que la fila 1 permanecerá siempre fija. Si quieres que tanto la columna como la fila permanezcan siempre fijas la referencia debe ser $A$1.

1. Operadores

CONCEPTO Y PRIORIDAD DE OPERADORES

• OPERADORES EN EXCEL ARITMÉTICOS

Los operadores más usados en Excel son los “operadores aritméticos”, pues te permiten realizar las operaciones básicas como suma, resta, multiplicación y división, pero además también te ayudan a sacar porcentajes o a usar los exponentes.

• OPERADORES EN EXCEL DE COMPARACIÓN

Los operadores en Excel de comparación nos permiten, como su nombre lo dice, comparar dos valores, ya sea que usemos directamente los valores o que usemos los nombres de las celdas.

Cualquier operador que de comparación que utilices, siempre te devolverá un valor lógico de FALSOO VERDADERO.

• OPERADORES EN EXCEL DE TEXTO

Excel solamente maneja un operador para manipular el texto, y lo que hace es unir una letra con otra o una cadena de caracteres con otra de menor, igual o mayor longitud.

• OPERADORES EN EXCEL DE REFERENCIA

Los operadores en Excel de referencia nos permiten unir o realizar una intersección entre celdas, también sirven para agrupar celdas dentro de un mismo rango o no contiguas.

Manejo de gráficos

3.1 Creación de gráficas 

A continuación se muestra un tutorial de como crear Gráficas en OpenOffice Calc.

https://www.youtube.com/watch?v=TwavFbcTx4I

         

3.2 Tipos de Gráficas

Existen diferentes tipos de gráficos, a continuación se muestran algunos de ellos. 

Tipos de gráficos
01 Columna	06 XY (dispersión)
02 Barra	07 Burbuja
03 Círculo	08 Red
04 Área	09 Stock (Cotización)
05 Línea	10 Línea y columna (mixto)

 Para saber más al rescpecto puedes checar la siguiente página http://wiki.open-office.es/Tipos_de_graficos_en_OpenOffice_Calc

3.3 Elementos básicos de una Gráficas 

Un gráfico de Excel está formado por diferentes partes que incluyen el área del gráfico, las series de datos, ejes, leyendas, rótulos del eje, entre otros: 

       

• Área del gráfico: Esta es el área que se encuentra definida por el marco del gráfico y que incluye todas sus partes.
• Título del gráfico: Texto descriptivo del gráfico que se coloca en la parte superior.
• Series de datos: Son los puntos de datos relacionados entre sí trazados en un gráfico. Cada serie de datos tiene un color exclusivo. Un gráfico puede tener una o más series de datos a excepción de los gráficos circulares que solamente pueden tener una serie de datos.
• Ejes: Un eje es la línea que sirve como referencia de medida. El eje Y es conocido como el eje vertical y generalmente contiene datos. El eje X es conocido también como el eje horizontal y suele contener las categorías del gráfico.
• Líneas de división: Son líneas opcionales que extienden los valores de los ejes de manera que faciliten su lectura e interpretación.
• Título de eje: Texto descriptivo que se alinea automáticamente al eje correspondiente.
• Leyenda: Recuadro que ayuda a identificar los colores asignados a las series de datos.

Manejo de filas, celdas y columnas

En este apartado, aprenderemos de manera sencilla y sintetizada, los conocimientos básicos para el uso, manejo y diseño de las filas y columnas en una hoja de cálculo

1. INSERTAR FILAS, COLUMNAS Y CELDAS

3.1 Insertar filas, columnas y celdas

Al introducir un dato en una celda, OpenOffice Calc va a intentar, en primer lugar, interpretarlo como un número, y por defecto alineará los números a la derecha y el texto a la izquierda. Al insertar una fila o una columna, primero debe ubicarse en la celda donde desee hacer la inserción.

La fila se insertará sobre la fila de la celda seleccionada y la columna se insertará a la izquierda de la columna de la celda seleccionada. Para insertar una fila o una columna usted puede seguir cualquiera de estas opciones:

• Hacer clic derecho sobre la primera columna de la hoja de cálculo (la columna de numeración de filas) y, desde el menú contextual, seleccionar Insertar filas o Insertar columnas.

• Ir a menú Insertar y seleccionar submenú Filas o Columnas.

• Desde la barra de herramientas lateral izquierda, haga clic sobre el botón Insertar celdas y manténgalo presionado hasta que aparezca el menú. Seleccione allí Insertar filas o Insertar columnas.

Si desea insertar un conjunto de celdas, y desplazar los datos hasta que dejen espacio a la nueva selección, entonces, una vez realizada la operación de Cortar o Copiar, posicione el cursor en el lugar en el que desea insertar la selección y seguidamente realice una de las siguientes operaciones:

• Seleccione desde el menú Insertar, el comando Celdas...

• Pulse el botón derecho del ratón, y desde el menú contextual, seleccione Insertar celdas...

Tras realizar esto, aparecerá el cuadro de dialogo Insertar celdas, en el cual debe elegir una de las cuatro opciones disponibles y hacer clic en el botón Aceptar.

Para borrar una fila o columna, no basta con seleccionarla y pulsar la tecla suprimir, ya que esta acción sólo borra el contenido de las celdas, pero la fila o columna que contienen a esa celda se mantienen. Para borrar una o varias filas o las columnas completamente, usted debe:

• Seleccionar la fila, haciendo clic sobre su número, o columna, haciendo clic sobre la letra de encabezado. • Pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar la opción borrar filas o borrar columnas, según corresponda. Como alternativa encontrará en la barra de menú Editar la opción Borrar celdas, que elimina la fila o columna que tenga seleccionada. 3.2 Modificar el tamaño de filas y columnas Por defecto, OpenOffice Calc ajusta la altura de la fila al contenido de la misma. En cambio, el ancho de la columna se mantiene fijo, y si el contenido no cabe en la celda, este invadirá la celda contigua, siempre que esté vacía, de lo contrario los datos quedarán ocultos. Para cambiar el tamaño de una fila, acerque el cursor hasta el margen derecho, en la zona en la que aparece la numeración de las filas, o bien al margen superior, donde aparecen las letras que designan las columnas, para cambiar el ancho de una columna. A continuación sitúe el cursor en la unión de dos filas o dos columnas hasta que cambie de apariencia, adoptando la de una flecha doble. Luego presione sin soltar el botón del ratón y arrástrelo hasta el alto de fila o ancho de columna que desee. Si conoce el valor exacto de la altura de la fila o del ancho de la columna, en el menú Formato, elija el comando Fila o columna y en el siguiente menú desplegable Altura... o Ancho ... Tras esto aparecerá un cuadro de dialogo (ver Figura 13) que pide el valor de la altura de la fila o el ancho de columna según corresponda.

Cuando comienza a trabajar con una hoja nueva, todas las filas y columnas poseen el mismo ancho y alto predefinido. Este valor puede ser configurado según sea su necesidad, de modo que al crear una nueva hoja todas las celdas tengan el ancho y alto previamente definido. También se puede realizar este cambio una vez que haya introducido datos en la hoja de cálculo, en este caso el cambio afectará a todas las celdas que no hayan sido ajustadas previamente.

Para establecer el ancho (columna) o alto óptimo (fila), acceda al menú Formato y seleccione el comando Columnas o bien Filas, eligiendo posteriormente Ancho Óptimo ... o bien Alto Óptimo ..., según corresponda. Con esto se muestra el cuadro de diálogo de la Figura 14.

3.3 Ocultar y mostrar filas o columnas OpenOffice Calc permite ocultar filas o columnas, de modo que, aunque existan, pueden que no estén visibles en la hoja. Para ocultar una fila o columna debe seleccionarla y luego desde el menú Formato, seleccionar Fila o Columna y elija Ocultar. Si alguna celda de esa fila o columna contiene algún dato que se usa en otro lugar de la hoja, ese dato seguirá existiendo. Para mostrar una fila o columna que se encuentra oculta, en primer lugar seleccione las filas o columnas anterior y posterior a la que se encuentra oculta, y luego acceda al menú Formato, seleccione el comando Filas o Columnas y elija Mostrar. 3.4 Proteger celdas Para proteger una o varias celdas de posibles modificaciones, seleccione Atributos de celda desde el menú Formato Celda y allí acceda a la sección Protección de celda, en esta sección dispone de distintas opciones para proteger los datos de celdas y columnas seleccionadas (ver Figura 15).

Para convertir un área de celdas no protegida en un área protegida desde esta ventana, realice lo siguiente:

• Seleccione las celdas.

• A continuación seleccione la casilla de verificación Protegido.

• Para terminar, abra el menú Herramientas - Proteger documento - Hoja de cálculo.