Filtros y ordenamiento

1. Filtrando datos 

Los diferentes tipos de filtros permiten garantizar que sólo algunas de las filas (registros) de un área de datos sean visibles. Las hojas de cálculo de OpenOffice.org disponen de diversas posibilidades para la aplicación de filtros. 

• Filtrando de forma automática

La función Filtro automático inserta en una o más columnas de datos un cuadro combinado que permite seleccionar los registros (filas) que se deben mostrar. 

1. Seleccione las columnas en las que desee utilizar el Filtro automático. 

2. Elija Datos - Filtro - Filtro automático. Las flechas del cuadro combinado se muestran en la primera fila del área seleccionada. 

3. Para ejecutar el filtro, pulse en la flecha desplegable del encabezado de la columna y elija un elemento. Sólo se muestran las filas cuyo contenido cumple los criterios de filtro. Las otras filas se filtran. Es posible ver si las filas se han filtrado a partir de números de fila discontinuos. La columna que se ha utilizado para el filtro se identifica mediante un botón de flecha de color distinto. 

Para volver a mostrar todos los registros, seleccione la entrada -todo- del cuadro combinado Filtro automático. Si elige -Predeterminado- se mostrará el cuadro de diálogo Filtro predeterminado que permitirá establecer un filtro predeterminado. Elija -Los 10 primeros- para mostrar únicamente los 10 valores más altos. 

Para dejar de utilizar el Filtro automático, vuelva a seleccionar todas las celdas seleccionadas en el paso 1 y seleccione de nuevo Datos - Filtro - Filtro automático. 

~Las funciones aritméticas también tienen en cuenta las celdas que no están visibles debido a la aplicación de un filtro. Por ejemplo, la suma total una columna incluye también los valores que se encuentran en celdas filtradas. Aplique la función SUBTOTALES si sólo se deben tener en cuenta las celdas visibles tras la aplicación de un filtro. 

• Filtrando de forma predeterminada 

Un método interesante es utilizar el filtro predeterminado con expresiones regulares. Pero la mayoría de los usuarios no saben como funcionan estas expresiones. Así que vamos a estudiar unos ejemplos.

Paso 1. Hacemos clic en cualquier celda dentro de la lista de poblaciones y seleccionamos desde el menú Datos / Filtro / Filtro predeterminado.

Calc presentará la siguiente ventana de diálogo:

Haremos clic en el botón Más Opciones, con lo que el diálogo nos permitirá activar la opción Expresión corriente.

Rangos de impresión

1. Selección de datos   

• Concepto de rango 

Un rango  es un conjunto de celdas contiguas (una junto a la otra) que pueden ser seleccionadas para realizar una operación igual con todas ellas. Este conjunto de celdas puede tener desde una sola celda, hasta ‘x’ celdas. Es decir que una celda por sí misma ya representa un rango.
Los rangos se identifican por las referencias (una ‘dirección’ que nace a partir de la intersección de las columnas con las filas).

1. Dispositivos de salida

• Archivo magnético

Archivos magnéticos no se refiere al tipo de medio magnético utilizado, sino al hecho que un grupo de datos está almacenado en un medio magnético. Por otra parte los datos no se guardan en diskettes (es viejo, de baja capacida e inseguro) en las grandes Bases de Datos, sino en redes de almacenamiento de datos llamadas SAN 

• Elección de impresora

• Propiedades de impresión

Desde el botón Propiedades podremos ajustar las opciones de impresión inherentes a la impresora seleccionada. La pantalla mostrada será diferente para cada modelo de impresora; mostramos un ejemplo genérico.

• Área de impresión

Un área de impresión es uno o más rangos de celdas que se designan para imprimir cuando no se quiere imprimir toda la hoja de cálculo. Cuando imprima la hoja de cálculo después de haber definido un área de impresión, solo se imprimirá esta área.

• Imprimir rangos

Se imprima un intervalo de páginas, marcando la opción Páginas y completando el cuadro de texto situado a su derecha siguiendo la siguiente nomenclatura:

Rango a imprimir	Orden	Opcional
Desde la primera pagina hasta la pagina 8	1 - 8	- 8
Desde la página X hasta la última	X -
Las páginas 3 a la 5	3 - 5
Las páginas 3, 4, 5 y 17	3, 4, 5, 17	3 – 5, 17
Desde la primera hasta la 15, la 18, de la 21 a la 25, y desde la 31 al final	- 15, 18, 21 – 25, 31 -

Nota: Los espacios utilizados en los ejemplos no son necesarios. Se han incluido para facilitar la lectura

• Imprimir el documento completo 

Activando la opción Imprimir todas las hojas desde la pestaña General se imprimirán todas las hojas con contenido. Las hojas vacías no serán impresas.

Manejo de funciones

• Definición 

Una función es una fórmula predefinida que realiza los cálculos utilizando valores específicos en un orden particular. Una de las principales ventajas es que ahorran tiempo porque ya no es necesario que la escribas tú mismo.

• Sintaxis

Cada función tiene una sintaxis, un orden específico que debe seguirse para obtener el resultado correcto. La sintaxis básica para crear una fórmula con una función es:

• Insertar un signo igual (=). 
• Seleccionar una función (SUM, por ejemplo, es el nombre de la función para la adición). 
• Introducir los argumentos de la fórmula, es decir, los datos que se usarán para hacer el cálculo. Los argumentos deben ir entre paréntesis. Los valores individuales o referencias de celdas, separados ya sea por dos puntos o comas.

Para utilizar estas funciones correctamente, es necesario que sepas cuáles son las partes de una función y cómo crear argumentos para calcular valores y referencias de celdas.

• Categorías

• Funciones de Base de Datos

• Funciones de Búsqueda y Referencia

• Funciones de Complementos y Automatización

• Funciones de Cubo

• Funciones de Fecha y Hora

• Funciones de Información

• Funciones de Texto

• Funciones Estadísticas

• Funciones Financieras

• Funciones de Ingeniería

• Funciones Lógicas

• Funciones Matemáticas y Trigonométricas

Manejo de formulas

• Concepto

Una fórmula es un código especial que introducimos en una celda. Ese código realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.

Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que mejor se adapte a sus necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=).Una celda contiene el símbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operación, mientras que la otra celda solamente muestra el texto de la ecuación pero no realiza ningún cálculo.

• Componentes de una fórmula

Todas las fórmulas consisten de cualquier de los siguientes elementos:

• Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto también puede ser utilizado dentro de una fórmula pero siempre deberá estar encerrado por dobles comillas como “Marzo”.
• Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras fórmulas, podemos utilizar referencias de celdas que apuntarán a la celda que contiene el valor que queremos incluir en nuestra fórmula
• Operadores. Los operadores utilizados  son los mismos operadores matemáticos que conocemos como el símbolo + para la suma o el símbolo * para la multiplicación.
• Funciones. Dentro de las fórmulas  podemos utilizar funciones. Un ejemplo de una función es la función SUMA la cual podemos incluir como parte de una fórmula.

• Sintaxis y ejemplos

• = A1 + A2Suma los valores de las celdas A1 y A2

• = A1- A2Resta el valor de la celda A2 a partir del valor en A1

• = A1/A2Divide el valor en la celda A1 por el valor de A2

• = A1 * A2Multiplica el valor de la celda A1 veces el valor de A2

• = A1 ^ A2Eleva el valor de la celda A1 al valor exponencial especificado en A2

Prioridad de operadores

1. Referencia a celdas

• Relativa

Una referencia relativa es cuando se puede modificar libremente dicha referencia para ajustarla al utilizarla dentro de una fórmula.

• Absoluta

Ahora analicemos el caso de las referencias absolutas. Una referencia es absoluta cuando no la puede ajustar para adaptarse a la fórmula conforme cambia de fila o de columna. Las referencias absolutas permanecen constantes sin importar a dónde se copie la fórmula y se definen utilizando el símbolo “$”. Por ejemplo, la referencia $A1 significa que en esta referencia la columna A será siempre fija mientras que la fila podría ajustarse automáticamente. Por otro lado, la referencia A$1 significa que la fila 1 permanecerá siempre fija. Si quieres que tanto la columna como la fila permanezcan siempre fijas la referencia debe ser $A$1.

1. Operadores

CONCEPTO Y PRIORIDAD DE OPERADORES

• OPERADORES EN EXCEL ARITMÉTICOS

Los operadores más usados en Excel son los “operadores aritméticos”, pues te permiten realizar las operaciones básicas como suma, resta, multiplicación y división, pero además también te ayudan a sacar porcentajes o a usar los exponentes.

• OPERADORES EN EXCEL DE COMPARACIÓN

Los operadores en Excel de comparación nos permiten, como su nombre lo dice, comparar dos valores, ya sea que usemos directamente los valores o que usemos los nombres de las celdas.

Cualquier operador que de comparación que utilices, siempre te devolverá un valor lógico de FALSOO VERDADERO.

• OPERADORES EN EXCEL DE TEXTO

Excel solamente maneja un operador para manipular el texto, y lo que hace es unir una letra con otra o una cadena de caracteres con otra de menor, igual o mayor longitud.

• OPERADORES EN EXCEL DE REFERENCIA

Los operadores en Excel de referencia nos permiten unir o realizar una intersección entre celdas, también sirven para agrupar celdas dentro de un mismo rango o no contiguas.